Goede communicatie op de werkvloer zorgt voor een vlotte samenwerking en gaat gepaard met betere resultaten. Miscommunicatie kan naast de sfeer ook de resultaten negatief beïnvloeden. Het leidt tot conflicten, onderlinge ergernissen en verwijten. Dit zijn drie vaak voorkomende issues die aan de basis liggen.

Tekst: Heloïse Vankemmel. Photo by Austin Distel on Unsplash.

1. Botsende communicatiestijlen

We kunnen algemeen drie communicatiestijlen onderscheiden. Die worden gezien als typeringen van verschillende personen die meer of minder op iemand van toepassing zijn.

Stijl 1: De expressieve stijl

Kenmerken van de expressieve stijl zijn spontaneïteit en drukte. Bij de eerste ontmoeting flappen mensen met deze stijl hun ideeën eruit zonder erover na te denken. Ze maken anderen enthousiast om mee te brainstormen over een concept, maar door hun overvloed aan energie kan dat zorgen voor irritatie bij teamgenoten. Expressieve mensen meestal een invloed op besluiten door hun nadrukkelijke aanwezigheid.

Stijl 2: De beschouwende stijl

Mensen die vaak wat meer op de achtergrond staan, vallen onder de beschouwende stijl. Het verschil met de expressieve stijl is dat zij meer hun ideeën wikken en wegen. Daarnaast zijn ze vaak erg gericht op details. Verder blijven ze hun emoties de baas, wat stijf en formeel kan lijken. Bij het nemen van besluiten worden de mensen met een beschouwende stijl wat uitgesloten. Alleen als ze hun mening kunnen uiten op een rustige manier, doen ze dit zorgvuldig en onderbouwd.

Stijl 3: De directieve stijl

Deze stijl duidt op mensen die ongeduldig en dwingend overkomen. Dat heeft te maken met de manier waarop ze communiceren. Bijgevolg lijken ze soms bot of autoritair. Hun doel is om snel to the point te komen. Zo komen ze zakelijk over, met focus op concrete resultaten. Door hun directe manier van optreden hebben ze veel impact. Dat maakt het voor anderen wat moeilijk om ook hun mening te uiten.

De verschillen in communicatiestijl kunnen aanvullend werken, maar geven soms aanleiding tot spanning en irritatie. Typisch zal een werknemer zich ergeren aan een stijl die niet lijkt op zijn of haar eigen stijl en dit vooral wanneer een drukke periode eraan komt of bij een meningsverschil. Het is dan ook belangrijk om zowel je eigen stijl als die van je collega’s te leren kennen om tijdens stresssituaties te weten hoe je ermee moet omgaan zonder grote conflicten.

2. Arena-overleg in plaats van teamoverleg

Tijdens vergaderingen is het de bedoeling dat naar ieder zijn mening wordt geluisterd om daarmee tot een consensus te komen. Toch heb je altijd een alfapersoon die ervan uitgaat het gelijk aan zijn kant te hebben en als voornaamste doel heeft om de ander daarvan te overtuigen. Zo liggen de laatste woorden nog op de lippen van de voorzitter en vliegen de tegenargumenten al over tafel. Op die manier worden vragen nauwelijks gesteld en gaan ze op zoek naar een nieuw argument om de ander mee te krijgen of tegen te spreken. Dergelijke gesprekken gaan vaak gepaard met oplopende emoties, irritaties, onderbrekingen, … Zo haken mensen af en komt het gesprek niet tot een consensus door de soms te lage of onvoldoende doorgronde kwaliteit van de argumenten.

Om tot een dialoog te komen is de sleutel om grenzen af te bakenen binnen een overleg. Iedereen is zich ervan bewust dat meningen van elkaar kunnen verschillen en gesprekspartners deze verschillende meningen graag delen. Maar er moet plaats zijn om naar elkaar te luisteren, elkaar te bevragen en met elkaar in dialoog te gaan om tot een overeenkomst met kwaliteitsvolle argumenten te komen.

3. Dubbele boodschappen krijgen verkeerde betekenis

Niet alleen op de werkvloer, maar ook in eigen huis of in een vriendenkring geven we elkaar vaak dubbele boodschappen. In sommige situaties komt de uitleg die we geven niet overeen met het non-verbale gedrag dat we uitstralen. Wat in de praktijk vaak gebeurt is dat de reactie hierop ondoordacht gebracht wordt en ongewenste gevolgen met zich meebrengt.

Ter illustratie: Tijdens de projectweek wordt door Joyce een samenvattende presentatie gemaakt over alle analyses. Tijs onderbreekt haar presentatie: “Hier zijn we nu toch niets mee”. Zijn ogen zijn groot en zijn mondhoeken staan strak naar achteren getrokken, zijn lichaamstaal toont ergernis. Joyce leidt hieruit af dat Tijs haar informatie belachelijk vindt. Ze verliest haar concentratie en reageert emotioneel: “Dus jij vindt het niets! Kun jij het beter?”. Haar vraag was echter retorisch. Ze wou hiermee duidelijk maken aan Tijs dat zijn reactie niet welkom was.

Hierbij is het dus belangrijk wanneer je onderbroken wordt op een dubbele boodschap die eerst te interpreteren voor je een tegenreactie biedt. Zo is de non-verbale boodschap uitdrukkelijker dan de uitgesproken boodschap. Maak dan de non-verbale boodschap onderwerp van het gesprek.

Hoe goed je ook je best doet, goed communiceren is meer dan alleen praten en luisteren. Misverstanden in communicatie liggen constant op de loer en moeten juist op tijd gemonitord worden.